contoh surat lamaran dalam bahasa inggris

Contoh-contoh Surat Lamaran Kerja dalam Bahasa Inggris Di bawah ini diberikan 12 contoh Surat Lamaran Kerja dalam Bahasa Inggris, yang mewakili berbagai pendapat, kondisi, dan situasi dari pelamar maupun penerima kerja. Semoga 12 contoh surat ini dapat membantu anda.

Contoh ke 1. Tangerang, January 25, 2012 Attention To: Mr. Imantoro Human Resources Department PT. Persada Bumida Terpadu Jl. Raya Sukamaju No. 11 Tangerang Dear Sir, On this good opportunity, I would like to apply as a Instrumentation and Control System Engineer in your company. My name is Dias Farhan, 22 years old, male, single, energetic and healthy. I am a Control System Engineer and graduated from Suryadarma University (UNSURYA) on May 2007 with GPA 3.78. I would like to have career to expand my experience. My personality as a hard worker and fast learner type of person would bring benefit to your company. I will be very appreciated if you could give in opportunity to work in your company. Herewith I enclose my curriculum vitae, which will give details of my qualification. I hope my qualifications and experience merit your consideration and look forward to your reply. Sincerely yours, Dias Farhan Phone : 021 - 5758243 Jl. Melati No.23 Tangerang - 15712

Contoh ke 2. Bogor, January 25, 2012 Attention To: Human Resources Department Yayasan KPT Jl. Raya Bumi Sentoda No. 5 Cibinong Dear Sir/Madam, Having known about a vacancy advertised on Kompas, January 23, 2012, I am interested in the position of Account Executive (AE). I am a 26 year old male, graduated from a reputable university, having skill in English, both written and oral and also operating computer. I am a hard worker, able to work in individual and in team. I would gladly welcome an opportunity to have an interview with you at your convenience. I hope my skills can be one of your company's assest. I am looking forward to hearing from you in the near future. Thank you for your consideration and attention. Sincerely yours, Asep Catur Putra Enclosures : - copy of ID Card - copy of Final Certificate - photo - Curriculum Vitae

Contoh ke 3. Jakarta, January 25, 2012 Attention To: Sukarmadi Resources Manager PT. Gilang Persada Bumi Jl. Cendrawasih No. 45 Jakarta Pusat Dear Mr. Sukarmadi, I wish to apply for the position of Accounting Staff that was advertised on Tempo, January 23, 2012. I have over one year experience as an Accounting with PT. Rizky Finance and have experience of a wide variety of pattern techniques. My computer skills are very good, and I have an excellent record as a reliable, productive employee. I am looking for new challenges and the posistion of Accounting Staff sounds the perfect opportunity. Your organisation has an enviable record innovation in investor financial cosultant, and an excellent reputation as an employer, making the position even more attractive. I enclose my CV for your inspection and look forward to hearing from you soon. I am available for interview at your convenience Sincerely yours, Pujiwati Martani

Contoh ke 4. Bekasi, April 7th, 2007 Attention To: HRD Manager PT. Pranata Informatindo Jl. Raya Sudirman No. 17 Bekasi Dear Sir/Madam, I have read from your advertisement at Republika that your company is looking for employees to hold some position. Based on the advertisement, I am interested in applying application for Engineer position according with my background educational as Engineering Physics. My name is Iswandi Lubis, I am twenty three years old. I have graduated from Engineering Physics Department ISTN on March 2007. My specialization in Engineering Physics is Instrumentation and Control specialist. I consider myself that I have qualifications as you want. I have good motivation for progress and growing, eager to learn, and can work with a team (team work) or by myself. Beside that I posses adequate computer skill and have good command in English (oral and written). With my qualifications, I confident that I will be able to contribute effectively to your company. Herewith I enclose my : 1. Copy of Bachelor Degree (S-1) Certificate and Academic Transcript. 2. Curriculum Vitae. 3. Copy of Job Training Certificate from Unocal Indonesia Company. 4. Recent photograph with size of 4x6 I would express my gratitude for your attention and I hope I could follow your recruitment test luckily. Sincerely, Iswandi Lubis

Contoh ke 5. Jl. Raya Flamboyan 21 Bojong Depok Baru 2 Cibinong 16914 Phone : 021 - 87903802 June 11th, 2007 Attention To: Mr. Haryono Sujatmiko PT. Bumi Sentosa Damai Jl. Garuda No. 33 Bogor Dear Mr. Sujatmiko, I am a graduate student in Computer Science at Indonesia University, and I will be awarded an M.S. degree in July 2007. I am currently looking for a position related to Database/Graphics Package Design in the research and development department of a major company. Before coming to Indonesia University, I designed, supervised, and completed a CAD system. The function covers vector, character and curve generation, windowing, shading, and transformations. At Indonesia University, my research work involves Compilation of Relational Queries into Network DML. To enhance my background, I have taken some courses in computer graphics and database, and I have experience in and an understanding of the design of databases. With this b background, I certainly believe that I am competent to meet challenging tasks and can make a good contribution to your company. Enclosed is my resume, which indicates in some detail my training and experience. I sincerely hope that my qualifications are of interest to you and that an interview might be arranged at your convenience. Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you soon. Sincerely yours, Putri Puji Lestari

contoh surat lamaran pekerjaan

Contoh-contoh Surat Lamaran Kerjadalam Bahasa Indonesia Di bawah ini diberikan 12 contoh Surat Lamaran Kerja dalam Bahasa Indonesia, yang mewakili berbagai kondisi dan situasi dari pelamar maupun penerima kerja. Semoga 12 contoh surat ini dapat membantu anda.

Contoh ke 1. Cibinong, 25 Januari 2012 Hal : Lamaran Pekerjaan Kepada Yth., Manajer Sumber Daya Manusia PT. Hand's Parmantindo Jl. Raya Bumi Sentoda No. 5 Cibinong Dengan hormat, Bpk. Bambang Satrio, seorang asisten editor di PT. Hand's Parmantindo, menginformasikan kepada saya tentang rencana pengembangan Departemen Finansial PT. Hand's Parmantindo. Sehubungan dengan hal tersebut, perkenankan saya mengajukan diri (melamar kerja) untuk bergabung dalam rencana pengembangan PT. Hand's Parmantindo. Mengenai diri saya, dapat saya jelaskan sebagai berikut : Nama Tempat & tgl. lahir Pendidikan Akhir Alamat Telepon, HP, e-mail Status Perkawinan : Florentina Putri : Probolinggo, 5 Agustus 1979 : Sarjana Akuntansi Universitas Pancasila - Jakarta : Perum Bojong Depok Baru 1, Blok ZT No.3, Cibinong 16913 : 021 - 87903802, HP = 0817 9854 203, e-mail = putri.flo@gmail.com : Menikah. Saat ini saya bekerja di PT. Flamboyan Bumi Singo, sebagai staf akuntasi dan perpajakan, dengan fokus utama pekerjaan di bidang finance dan perpajakan. Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan : Daftar Riwayat Hidup. Foto copy ijazah S-1. Foto copy sertifikat kursus/pelatihan. Pas foto terbaru. Besar harapan saya untuk diberi kesempatan wawancara, dan dapat menjelaskan lebih mendalam mengenai diri saya. Seperti yang tersirat di resume (riwayat hidup), saya mempunyai latar belakang pendidikan, pengalaman potensi dan seorang pekerja keras. Demikian saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian Bapak. Hormat saya, Florentina Putri

Contoh ke 2. Jakarta, 25 Januari 2012 Hal : Lamaran Pekerjaan Kepada Yth., Manajer Sumber Daya Manusia PT. Gilland Ganesha Jl. Raya Kebon Durian No. 11 Jakarta Timur Dengan hormat, Sesuai dengan penawaran lowongan pekerjaan dari PT. Gilland Ganesha, seperti yang termuat di harian Kompas tanggal 23 Januari 2012. Saya mengajukan diri untuk bergabung ke dalam Tim Marketing di PT. Gilland Ganesha. Data singkat saya, seperti berikut ini. Nama Tempat & tgl. lahir Pendidikan Akhir Alamat Telepon, HP, e-mail Status Perkawinan : Benny Kasmanto : Bukit Tinggi, 19 Februari 1976 : Sarjana Manajemen Universitas Islam As-Syafi'iyah (UIA) - Jakarta   (Konsentrasi Manajemen Pemasaran) : Perum Bumi Sentosa Blok A.5 Bekasi : 021 - 87914990, 0815 965 5695, benny_kas07@yahoo.co.id : Menikah Saya memiliki kondisi kesehatan yang sangat baik, dan dapat berbahasa Inggris dengan baik secara lisan maupun tulisan. Latar belakang pendidikan saya sangat memuaskan serta memiliki kemampuan manajemen dan marketing yang baik. Saya telah terbiasa bekerja dengan menggunakan komputer. Terutama mengoperasikan aplikasi paket MS Office, seperti Excel, Word, Acces, PowerPoint, OutLook, juga internet, maupun surat-menyurat dalam Bahasa Inggris. Saat ini saya bekerja sebagai staff Marketing di PT. Hilmy Finance. Saya senang untuk belajar, dan dapat bekerja secara mandiri maupun dalam tim dengan baik. Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan : Daftar Riwayat Hidup. Foto copy ijazah S-1 dan transkrip nilai. Foto copy sertifikat kursus/pelatihan. Pas foto terbaru. Saya berharap Bapak/Ibu bersedia meluangkan waktu untuk memberikan kesempatan wawancara, sehingga saya dapat menjelaskan secara lebih terperinci tentang potensi diri saya. Demikian surat lamaran ini, dan terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Hormat saya, Benny Kasmanto

Bentuk-Bentuk surat

Bentuk Lurus dengan Perihal atau Pokok Surat
Bentuk surat ini sama dengan bentuk lurus, hanya diantara salam pembuka dan isi suarat dicantumkan perihal surat.
Contoh:

Gresik, 1 Maret 2008

PT “SEMEN GRESIK”
Jalan Veteran 23
Gresik

Tuian-tuan yang terhormat,

Pengiriman Semen

Sesuai dengan kontrak pembelian antara took kami dan perusahaan tuan tertangaal 2008 di bawah nomor 421/X/08 untuk pengiriman 500 sak semen. Yang direncanakan dikirim tanggal 7 Maret 2008.
Karena tempat gudang penyimpanan tidak ada dan saat ini baru dibuatkan, maka pengiriman supaya diundur saja besok tanggal 15 Maret 2008.

Kami minta dengan hormat perhatiannya.

Hormat kami
Toko bahan bangunan “DADIK”



Didi Sutomo
Sekretaris

D. Bentuk Setengah Lurus
Bentuk setengah lurus yaitu bentuk surat yang hamper sama dengan bentuk lurus, perbedaannya terletak pada pengetikan isis saja, yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi.
Contoh:

Surakarta, 21 Maret 2008

Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Semarang

              Deengan hormat
              Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2008.
Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2008 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.
             Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami
Penerbit ”TRI ANGKASA”



Lukman Hakim
Direksi Teknik

BENTUK SURAT LEKUK DAN BENTUK SURAT RESMI

A. Bentuk Lekuk
Pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan, sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi.
Contoh:

Surabaya, 9 Maret 2008
PT ”ANANAS”
Jalan Cantel 112
SRAGEN

             Dengan hormat,
             Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.
             Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami
PT ”ANMEKA PUPUK”


Suwarno
Direktur

B. Bentuk Surat Resmi
Bentuk surat resmi banyak dipakai oleh istansi Pemerintah. Alamat harus diketik dibagian sebelah kanan,sedangkan dibagian sebelah kiri dibuat nomor, lampiran dan perihal atau hal surat. Setiap pergantian alinea dari isi surat selalu masuk lima spasi.
Contoh:
UNIVERESITAS SEBELAS MARET
KAMPUS KENTINGAN
SURAKARTA

Nomor : 11/X/ 2008 Surakarta, 16 Maret 2008
Lamp : -
Hal : - Yth. Sdr. Direktur SMA
Negeri 1
SURAKARTA
Sebagaimana diketahui pada tahun 2008
Universitas Sebelas Maret akan menerima mahasiswa baru lulusan SMTA.
Suhubungan dengan hal tersebut kami mengundang Saudara untuk menghaditi rapat yang kami selenggarakan:
Hari dan tanggal : 20 Maret 2008
Tempat : Fakultas Keguruan Pabelan Surakarta
Keperluan : Membicarakan tentang syarat-syarat masuk ke perguruan tinggi.
Atas perhatian dan partisipasi sawdara dalam hal tersebut di atas kami ucapkan terima kasih.

Universitas Sebelas maret
Ketua



Drs. Sunaryo

Bentuk-Bentuk surat

komunitas

langkah2 surat keluar

Pengelolaan Surat Keluar Instansi Pemerintah

Posted on Februari 23, 2009 by paknewulan| 10 Komentar

Seperti halnya surat masukmaka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah, memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain. Pengelolaan surat-surat keluar dilakukan dengan prosedur seperti berikut :

1. Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis

Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok.

Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi (tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima.

Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan konseptor).

Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi (stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang dituju.

2. Pengiriman Surat

Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agenda surat keluar. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat keluar.

Nomor	Tanggal	Dikirim Kepada	Hal	Lampiran	Keterangan

Sebelum surat itu dikirim, petugas pengirim surat hendaknya melakukan pengecekan kembali dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Surat-surat itu dicek apakah sudah ditandatangani, diberi nomor,tanggal, cap instansi, dan dicek juga apakah lampirannya sudah lengkap.

b. Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukkan ke dalam sampul surat.

c. Pada sampul surat dicantumkan alamat kepada siapa surat itu ditujukan, nomor surat, cap instansi, dan klasifikasi surat. Bila dianggap perlu, pada sampul surat dibubuhi tanda-tanda lain misalnya segera, sangat segera, surat dinas, bebas bea, dan sebagainya.

d. Untuk sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas dan cap dinas.

e. Setelah surat itu lengkap, maka sekarang siap untuk dilakukan pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan melalui pengantar surat (caraka) atau melalui pos.

f. Saat mengirimkan surat kepada suatu instansi, seorang caraka hendaknya meminta tanda terima dari PNS penerima surat sebagai tanda bukti bahwa surat tersebut telah dikirimkan ke tempat tujuan.

Dengan kemajuan teknologi di bidang komunikasi, surat juga dapat dikirim melalui faksimile, teleks, radiogram, surat kawat, dan sejenisnya. Surat-surat yang dikirim dengan cara demikian, tidak memerlukan sampul surat. Surat-surat yang bersifat rahasia, sebaiknya tidak dikirim melalui cara ini.

langkah2 pengelolaan surat masuk

Langkah-Langkah Pengelolaan Surat Masuk

Posted on Februari 20, 2009 by paknewulan| 42 Komentar

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Tanggal Penerimaan Surat Masuk	Nomor Urut Agenda	Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk	Alamat Pengirim	Hal	Lampiran	Isi Disposisi	Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.